Заполните шапку, поставьте подпись и дату. Распечатываете 2 экземпляра, один отдаёте по адресу, на втором проставляете входящий и оставляете у себя. Если в учреждении отказываются ставить входящий номер - направляете по почте заказным письмом с уведомлением.